Úspora času
a větší bezpečnost
vašich dat

Archivace dokumentů

Partner pro Vás

Při správě dokumentů chceme být především Vaším partnerem. Využívejte proto vlastní prostory i zaměstnance efektivněji a své dokumenty či účetní doklady uložte bezpečně v některé z našich spisoven. Archivaci přizpůsobíme na míru Vašim potřebám – můžeme převzít Váš vlastní systém skladování, nebo dokumenty seřadit podle Vámi stanovených kritérií.

100 000 šanonů i jediný doklad

Žádná zakázka pro nás není příliš malá nebo příliš velká. Archivace však nemusí končit jen uložením a setříděním dokumentů – ať už se jedná o 100 000 šanonů, nebo jeden jediný list. Ke svým informacím máte neustále přístup a kdykoli do nich můžete nahlížet nebo si je odvézt. Při archivaci je možné provést i digitalizaci dokumentů či dokladů a vytěžit z nich veškerá data, která jsou pro Vás důležitá.

15 let zkušeností

Našim dlouholetým zkušenostem důvěřují i instituce, které pracují s těmi nejcitlivějšími daty – např. Nejvyšší soud České republiky, Komora daňových poradců, Moravský zemský archiv v Brně nebo řada zdravotnických zařízení. Při archivaci se vedle citlivých dat běžně setkáváme také s historickými dokumenty z druhé poloviny 19. století. Zpracovávali jsme už ale i listiny staré téměř 300 let.

Jistě umíte využít firemní prostory a lidské zdroje efektivněji, než pro archivaci papírových dokumentů. Praktickým a spolehlivým řešením je využití externí archivace papírových dokumentů s možností vedení agendy s ní spojené.

Doprava

  • jednorázové/ pravidelné svozy dokumentů,
  • nakládka a podepsání předávacích protokolů,
  • vykládka dokumentů v zabezpečeném prostoru,
  • vykládka dokumentů v zabezpečeném prostoru,
  • předání přímo ke zpracování zaměstnancům spisovny.

Více

Dle prostorových možností a vybaveností zákazníka lze odvoz dokumentů realizovat jak menším nákladním automobilem (2t; 3,5 t), tak i kamionovou dopravou. Svoz dokumentů do objemu cca 60bm, tj. do 2.000kg provozujeme vlastní dopravu. U náročnějších projektů využíváme stálé a osvědčené dodavatele těchto služeb. Svoz do spisoven může být řešen i vlastní dopravou zákazníka.

Analýza převzatých dokumentů

  • roztřídění a zařazení převzatých dokumentů dle skartačního rejstříku,
  • vyhotovení seznamů k uložení,
  • případné uložení dokumentů do archivních krabic, jejich označení,
  • uložení dokumentů do regálů.

Více

Naším standardem je přebírání systému zákazníkovy evidence. Případně doplníme skartačním znakem, lhůtou, rokem skartace a vše zavedeme do elektronické podoby/seznamu, která slouží jako podklad pro následnou komunikaci se zákazníkem. Takto zaevidované dokumenty zakládáme do archivačních regálů (pojízdných, stacionárních, paletových) v šanonech, archivačních krabicích zákazníka nebo i vlastních. Tímto je zaručena plná evidence těchto dokumentů, která usnadní následné vyhledávání zápůjček včetně konečné skartace dokumentů s prošlou skartační lhůtou. O vše se starají pouze proškolení zaměstnanci ROYAL SEAL, s.r.o., jejichž praxe v oboru je delší než 8 let a jsou vázáni mlčenlivostí. Nikdo krom těchto zaměstnanců a jednatelů ROYAL SEAL, s.r.o. nemá do uzamčených depotů přístup.

Uložení ve spisovně

  • budovy splňují stavebně-technické i bezpečnostní podmínky dle zákona o archivnictví a spisové službě,
  • veškeré úkony potřebné pro řádné uložení a péči o dokumenty po celou dobu jejich archivace,
  • vedení povinné agendy spojené s archivací dokumentů.

Více

Komerční spisovny, v Nové Vsi u Oslavan a v Ústí nad Orlicí, spadají pod dohled Moravského zemského archivu v Brně. Budovy splňují veškeré stavebně-technické a bezpečnostní podmínky podle nového zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Objekty tedy splňují veškeré podmínky požární bezpečnosti, jsou napojeny na Hasičský záchranný sbor a Pult Centrální Ochrany, oploceny, zajištěny mechanickým i elektronickým zabezpečovacím zařízením a umístěny v nezáplavové oblasti. V prostorech s dokumenty je kontrolována vlhkost a teplota vzduchu. Spisovny i společnost jsou pojištěny pro krytí ztrát poškozením nebo zničením dokumentu minimálně do výše 5 milionů Kč.

On-line přístup k dokumentům

  • přístup realizován přes webovou aplikaci,
  • vyhledávání a doručování originálů nebo kopií dokumentů dle požadavku klienta,
  • možnost pravidelného reportingu požadovaných údajů.

Více

K vlastnímu seznamu uložených svazků ve spisovně je zajištěn prostřednictvím webové aplikace. Veškeré požadavky a potřebná komunikace k této činnosti tedy prokazatelně probíhá přes toto webové rozhraní. Samozřejmostí je také možnost pravidelného reportingu potřebných dat. Ukázku s fiktivními dokumenty lze po vyžádání zpřístupnit. Vyhledání je zpoplatněno časovou náročností a hodinovou sazbou. Lze se i domluvit na ceně za požadavek.

Doručení požadavku:

  • elektronickou poštou s doručením i do 4 pracovních hodin od objednání (standart je 8 hodin),
  • fyzicky dle požadavku žadatele (pošta, kurýr, osobní doprava, apod.), doručení požadavku fyzicky od 8 do 24 pracovních hodin od objednání,
  • fyzické prohledávání ve spisovně: ZDARMA.

Každoroční skartace

  • ekologická a nenávratná likvidace dokumentů,
  • zajištění skartačního povolení od místně příslušného státního archivu,
  • zpracování skartačního protokolu a potvrzení o provedené skartaci.

Více

Po uplynutí skartační lhůty, každoročně v průběhu ledna, vytvoříme Návrh skartačního seznamu, který zasíláme zákazníkovi k odsouhlasení. Teprve po jeho odsouhlasení, začínáme vyřizovat Povolení ke skartaci u příslušného oblastního archivu a posléze proběhne likvidace dle platné legislativy = nenávratné zničení dokumentů na úroveň „2“ = „důvěrné“. Případně upravíme/prodloužíme skartační lhůty dle požadavku. Po skartaci předáme Povolení ke skartaci a Potvrzení o zničení.

Přínosy spolupráce

  • garance kvalifikovaného provedení, ochrana před neodbornou a neoprávněnou manipulací s citlivými dokumenty,
  • možná úspora provozních i investičních nákladů (mzdy, školení, energie, budovy, IT vybavení, atd.),
  • garance důvěryhodného uložení,
  • dislokace rizika s dokumenty,
  • pojištění odpovědnosti v minimální výši 5 milionů Kč,
  • soulad s aktuálně platnou legislativou, vystupování před státní správou co se týče garance kvality služby,
  • manipulace s dokumenty v souladu se zavedenou normou ISO 27001 a ISO 9001.

Oblast naší působnosti

Jihomoravský kraj

Blansko, Boskovice, Brno, Břeclav, Bučovice, Hodonín, Hustopeče, Ivančice, Kuřim, Kyjov, Mikulov, Moravský Krumlov, Pohořelice, Rosice, Šlapanice, Slavkov u Brna, Tišnov, Veselí nad Moravou, Vyškov, Židlochovice, Znojmo, Adamov, Bzenec, Hrušovany nad Jevišovkou, Ivanovice na Hané, Klobouky u Brna, Letovice, Miroslav, Rousínov, Strážnice, Velká nad Veličkou, Velké Opatovice, Vranov nad Dyjí, Ždánice.

Kraj Vysočina

Bystřice nad Pernštejnem, Havlíčkův Brod, Humpolec, Chotěboř, Jihlava, Moravské Budějovice, Náměšť nad Oslavou, Nové Město na Moravě, Pacov, Pelhřimov, Světlá nad Sázavou, Telč, Třebíč, Velké Meziříčí, Žďár nad Sázavou, Golčův Jeníkov, Hrotovice, Jaroměřice nad Rokytnou, Jemnice, Kamenice nad Lipou, Ledeč nad Sázavou, Počátky, Polná, Přibyslav, Třešť, Velká Bíteš. 

Olomoucký kraj

Hranice, Jeseník, Konice, Lipník nad Bečvou, Litovel, Mohelnice, Olomouc, Prostějov, Přerov, Šternberk, Šumperk, Uničov, Zábřeh, Hanušovice, Hlubočky, Javorník, Kojetín, Moravský Beroun, Němčice nad Hanou, Zlaté Hory.

Pardubický kraj

Česká Třebová, Hlinsko, Holice, Chrudim, Králíky, Lanškroun, Litomyšl, Moravská Třebová, Pardubice, Polička, Přelouč, Svitavy, Ústí nad Orlicí, Vysoké Mýto, Žamberk, Heřmanův Městec, Choceň, Chrast, Chvaletice, Jablonné nad Orlicí, Jevíčko, Lázně Bohdaneč, Letohrad, Nasavrky, Skuteč, Třemošnice. 

Královehradecký kraj

Broumov, Dobruška, Dvůr Králové nad Labem, Hořice, Hradec Králové, Jaroměř, Jičín, Kostelec nad Orlicí, Náchod, Nová Paka, Nové Město nad Metují, Nový Bydžov, Rychnov nad Kněžnou, Trutnov,  Vrchlabí, Červený Kostelec , Česká Skalice, Hostinné, Hronov, Chlumec nad Cidlinou, Kopidlno, Lázně Bělohrad, Nechanice, Opočno, Police nad Metují, Rokytnice v Orlických horách, Smiřice, Sobotka, Svoboda nad Úpou, Teplice nad Metují, Třebechovice pod Orebem, Týniště nad Orlicí, Úpice, Vamberk, Žacléř.