Úspora času
a větší bezpečnost
vašich dat

Snížení nákladů na zaúčtování faktur

Firma, která si u firmy ROYAL SEAL, s.r.o. objednala návrh řešení na snížení nákladů zpracování velkého množství faktur, si nepřeje zveřejnit svůj název. Proto zde budeme popisovat pouze realizaci projektu bez firemních údajů. Tento náš zákazník podniká v oblasti provozu sítě maloobchodních prodejen.

Zákazník měl následující problém:

Zákazník má několik maloobchodních prodejen, na které mu každodenně zaváží zboží různí dodavatelé různé druhy zboží. A nejen různé druhy zboží, ale i zboží s různou záruční dobou, trvanlivostí apod. Ne všichni dodavatelé také zavážejí do každé prodejny. Protože jsou prodejny rozmístěny na značném území a náš zákazník preferuje regionální přístup, tak je běžné, že jejich různé prodejny mají různé dodavatele a to i na stejný sortiment. Při závozu zboží došlo pouze k potvrzení dodacích listů a tyto dodací listy, společně s fakturou, šly na centrálu celé sítě, kde celá řada „účetních“ přepisovala toto zboží do systému a následně je zaúčtovávala. Takže šlo opravdu spíše o přepisovačky než o účetní. Náklady na logistiku dokumentů i personál při účtování byl značný. Celková částka za rok se pohybovala kolem 4.300.000,- Kč. 

Cíl projektu:

Výsledkem našeho návrhu řešení mělo být:

  • zvýšení efektivity zpracování faktur,
  • snížení chybovosti při zpracování a předávání dokumentů,
  • snížení nákladů minimálně o 10 % (cca o 450.000,- Kč) za rok.

Navržené řešení

Na začátku bylo velmi obtížné období, kdy náš zákazník chtěl především „kosmetické“ úpravy a jeho cílem spíše bylo se přiblížit požadované úspoře, než opravdu problém řešit „z gruntu“. Ale nakonec jsme ho přesvědčili a pustili se do toho opravdu od základu.

Výsledkem je následující řešení

Každá prodejna je nyní vybavena malým skenovacím pracovištěm. Dokument se naskenuje, elektronicky je odeslán na centrálu a papírový dokument se založí do archivačních boxů, které se pravidelně odvážejí do naší (ROYAL SEAL) externí spisovny. Z dokumentů, které centrála obdrží, jsou naší společností vytěženy veškeré potřebné informace (množství, typy, záruky, ceny, data, dodavatelé, splatnosti atd.) a připraveny ke kontrole a k zaúčtování. Účetní validují vytěžené informace a provádějí vlastní účetní operace. Zákazník snížil v daném úseku počet pracovníků a zbývajícím částečně zvýšil mzdy, protože se již nic nepřepisuje, ale uvedení zaměstnanci jsou kvalifikovanější a jsou opravdu účetní a nikoliv písaři či písařky. 

Celý projekt probíhal v roce 2013 a byl proveden za 3 měsíce. Náklady na projekt (včetně vybavení HW a SW) byl cca 1.200.000,- Kč.

Praktické přínosy navrženého řešení

  • Snížení chybovosti při zaúčtování dokumentů. Tím došlo k úsporám financí a času při opravách chyb. 
  • Zrychlení přístupu k informacím, komfortní a aktuální přehled o stavech financí a zásob zboží.
  • Dislokace rizik při manipulaci, archivaci a skartaci dokumentů.
  • Rozšíření správy dokumentů o činnosti, které se doposud vůbec neprováděly. Např. třídění a soupis dokumentů ve spisovně, skartace apod.
  • Dodržování aktuální legislativy.
  • Snížení počtu pracovníků a tím pádem jednodušší řízení a organizace. A také úspora financí.
  • Pružnější odezvy při řešení různých situací.
  • Zefektivnění celého procesu a značná úspora financí.

Přínosy navrženého řešení vyjádřené v číslech:

  • Snížení chybovosti při zaúčtování z původních 8,47 % na současných 1,64 %. To je snížení chybovosti o 80,64 %.
  • Zkrácení doby zaevidování zboží asi ze 4 dnů na přibližně 24 hodin. To je zkrácení doby o 75 %.
  • Snížení počtu pracovníků v uvedeném úseku o 69,2 %.
  • Nové roční náklady na rozšířené (archivace, skartace,…) služby jsou nově 2.650.000 Kč / rok. To představuje snížení ročních nákladů o 38,37 %.
  • Úspora ročních nákladů je tedy nově celkem asi 1.650.000,- Kč. To je o 1.200.000,- Kč více, než byl původní požadavek zákazníka!

Závěrečné shrnutí:

Jak vyplývá z uvedených čísel a praktických přínosů, tak všechny cíle projektu byly splněny. Nejen to – alespoň požadovaná úspora necelého 0,5 milionu Kč byla výrazně překročena. Takže zákazník byl, a stále je, velmi spokojen.

Na úplný závěr se s Vámi chceme podělit o nejsladší odměnu, kterou jsme od jednatele zákazníka dostali, když obdržel výsledky a s úsměvem prohlásil:

„Fakt dobrý! Tak to jsem opravdu nečekal!“

Oblast naší působnosti

Jihomoravský kraj

Blansko, Boskovice, Brno, Břeclav, Bučovice, Hodonín, Hustopeče, Ivančice, Kuřim, Kyjov, Mikulov, Moravský Krumlov, Pohořelice, Rosice, Šlapanice, Slavkov u Brna, Tišnov, Veselí nad Moravou, Vyškov, Židlochovice, Znojmo, Adamov, Bzenec, Hrušovany nad Jevišovkou, Ivanovice na Hané, Klobouky u Brna, Letovice, Miroslav, Rousínov, Strážnice, Velká nad Veličkou, Velké Opatovice, Vranov nad Dyjí, Ždánice.

Kraj Vysočina

Bystřice nad Pernštejnem, Havlíčkův Brod, Humpolec, Chotěboř, Jihlava, Moravské Budějovice, Náměšť nad Oslavou, Nové Město na Moravě, Pacov, Pelhřimov, Světlá nad Sázavou, Telč, Třebíč, Velké Meziříčí, Žďár nad Sázavou, Golčův Jeníkov, Hrotovice, Jaroměřice nad Rokytnou, Jemnice, Kamenice nad Lipou, Ledeč nad Sázavou, Počátky, Polná, Přibyslav, Třešť, Velká Bíteš. 

Olomoucký kraj

Hranice, Jeseník, Konice, Lipník nad Bečvou, Litovel, Mohelnice, Olomouc, Prostějov, Přerov, Šternberk, Šumperk, Uničov, Zábřeh, Hanušovice, Hlubočky, Javorník, Kojetín, Moravský Beroun, Němčice nad Hanou, Zlaté Hory.

Pardubický kraj

Česká Třebová, Hlinsko, Holice, Chrudim, Králíky, Lanškroun, Litomyšl, Moravská Třebová, Pardubice, Polička, Přelouč, Svitavy, Ústí nad Orlicí, Vysoké Mýto, Žamberk, Heřmanův Městec, Choceň, Chrast, Chvaletice, Jablonné nad Orlicí, Jevíčko, Lázně Bohdaneč, Letohrad, Nasavrky, Skuteč, Třemošnice. 

Královehradecký kraj

Broumov, Dobruška, Dvůr Králové nad Labem, Hořice, Hradec Králové, Jaroměř, Jičín, Kostelec nad Orlicí, Náchod, Nová Paka, Nové Město nad Metují, Nový Bydžov, Rychnov nad Kněžnou, Trutnov,  Vrchlabí, Červený Kostelec , Česká Skalice, Hostinné, Hronov, Chlumec nad Cidlinou, Kopidlno, Lázně Bělohrad, Nechanice, Opočno, Police nad Metují, Rokytnice v Orlických horách, Smiřice, Sobotka, Svoboda nad Úpou, Teplice nad Metují, Třebechovice pod Orebem, Týniště nad Orlicí, Úpice, Vamberk, Žacléř.